Por qué este costo no aparece en la contabilidad
Los sueldos aparecen en la contabilidad; el proceso, no. Cuando varias personas dedican parte de su semana a copiar datos, revisar planillas o reenviar información, ese tiempo está pagado y no figura en ninguna línea como pérdida. Se ve como remuneración normal, así que el problema termina discutiéndose con opiniones.
Poner el proceso en horas y en pesos cambia la conversación. Permite comparar alternativas que de otro modo no son comparables: sumar una persona, comprar un software o rediseñar el recorrido. También permite concluir que no conviene hacer nada todavía, que es una respuesta válida.
El cálculo que sigue no mide si la empresa es eficiente. Mide el tamaño de un problema concreto para saber si vale la pena cambiarlo.
Las cuatro partes del costo
La primera parte son las horas de trabajo que el proceso consume. Se cuentan por persona y por semana, y se multiplican por las semanas en que el proceso ocurre.
La segunda parte son las correcciones. Cada vez que un caso se devuelve, se rehace o se detecta tarde, alguien dedica tiempo a arreglarlo. La tercera parte son las esperas: los días en que un caso está detenido esperando una aprobación, un dato o una respuesta.
La cuarta parte es el ingreso en riesgo. Es lo que se pierde cuando una cotización no se cierra, una consulta no se responde o un cliente se enfría por la demora. Es la más difícil de estimar y la que más pesa cuando el proceso toca clientes.
No todas las partes aplican a todos los procesos. Un proceso interno de registro puede no tener ingreso en riesgo; un proceso comercial casi siempre lo tiene.
Para comprender mejor esta decisión, puedes profundizar en cómo distinguir un síntoma de una causa.
Un ejemplo de cálculo con datos que ya tienes
Supón que un proceso toma 6 horas semanales a 2 personas. Son 12 horas por semana. Si el proceso ocurre 48 semanas al año, son 576 horas al año solo en trabajo directo.
Si a eso se suman 2 horas semanales de correcciones, son 96 horas al año. Y si los casos esperan en promedio 3 días detenidos, la espera no consume horas de nadie, pero sí retrasa el ingreso.
El resultado se expresa en horas y, si se conoce el costo por hora del rol, en pesos. Lo importante es el orden de magnitud más que la cifra exacta: si el proceso cuesta decenas de horas al mes, hay algo que revisar.
Estos números son un ejemplo aritmético, no una medición. Sirven para mostrar cómo se arma la cuenta, no para afirmar cuánto cuesta tu proceso.
Qué no conviene sumar
Conviene no sumar el costo completo del sueldo. Del proceso solo se cuenta la fracción de tiempo que efectivamente consume, no la jornada entera de la persona.
Tampoco conviene sumar dos veces el mismo trabajo. Si una corrección se cuenta como hora de trabajo y otra vez como corrección, la cifra se infla y deja de servir para decidir.
Y no conviene cargar al proceso gastos que existirían igual, como el arriendo de la oficina o el software que la empresa ya usa para otras cosas.
Este paso se relaciona directamente con nuestra guía sobre qué medir antes de invertir en un proceso.
Cómo leer el número
El número sirve para comparar el costo de hoy con el costo de cambiar. Si el proceso cuesta poco y el volumen no crece, lo razonable es dejarlo como está y revisarlo más adelante.
Cuando la cuenta crece al mismo ritmo que el volumen, el límite está en la capacidad. Cuando lo que pesa son los reprocesos, la definición del proceso quedó corta. Y cuando lo que domina son los días de espera, el punto está en la coordinación entre pasos.
Cada uno de esos casos pide una intervención diferente, así que conviene resolver cuál es antes de tocar nada.
Si quieres llevar este criterio a la práctica, consulta cómo saber si una mejora funcionó.
De la estimación a la medición
Lo que entra en un cálculo hecho a mano son datos declarados. Un proceso real se mide contando casos y tiempos durante un período acotado, con las personas que lo ejecutan, y comparando contra esa medición.
La estimación sirve para saber si vale la pena medir; la medición sirve para decidir. Conviene declarar cuál de las dos se está usando, para no tratar una estimación como si fuera un resultado.
La tecnología entra después, y solo cuando el costo está identificado y la parte que se repite es estable. Automatizar un proceso que todavía cambia fija el desorden; en ese caso corresponde ordenar primero. Una forma de empezar por el orden de magnitud es la calculadora de costo de proceso del sitio.